年末調整、確定申告、法改正のお知らせ文って、毎回ゼロから書くのは普通にしんどいです。
去年の文面を見ながら直せばいいはずなのに、制度名、期限、必要書類のところで手が止まります。
急いで顧客へ知らせたい。
でも、間違った表現や古い情報をそのまま送るのは怖い。
僕なら、AIに制度内容を決めさせる使い方はしません。
頼むのは、公式情報や事務所内で確認した内容をもとに、お知らせ文の構成と下書きを整えるところまでです。
まず結論: AIには「案内文の下書き」まで頼む
士業事務所のお知らせ文でAIを使うなら、最初に線引きを決めておくと安全です。
AIに全部任せるのは、さすがに怖いです。
AIに頼みやすいのは、次のような作業です。
- お知らせ文の構成を作る
- 硬い文章を読みやすく整える
- 顧客が確認しやすい順番へ並べる
- 件名案を複数出す
- 送付前に人が確認するポイントを洗い出す
[公式情報で確認][事務所で確認]の印を残した下書きを作る
逆に、AIに任せないほうがよいのは、制度内容、期限、対象者、必要書類、税務判断、労務判断、法律判断、登記判断、許認可判断の確定です。
僕なら、AIに「この制度はこうです」と説明させる使い方は避けます。
代わりに、確認済みのメモを渡して「顧客に伝わる文章へ整えて」と頼みます。
AIの便利さは、判断そのものではなく、読みやすく並べるところにあります。
この記事で扱うお知らせ文
この記事では、次のような顧客向け案内を想定します。
| 種類 | 例 | AIに任せる範囲 | 人が確認すること |
|---|---|---|---|
| 年末調整のお知らせ | 顧問先へ準備依頼や確認事項を案内する | 文章構成、読みやすい表現、確認項目の並び | 対象者、期限、提出書類、社内運用、労務・税務判断 |
| 確定申告のお知らせ | 個人顧客や事業者へ相談前準備を案内する | 相談前に整理してほしい情報の下書き | 申告可否、必要資料、期限、税務判断 |
| 法改正案内 | 顧問先へ確認が必要な変更点を知らせる | 「確認してください」という案内文の形 | 改正内容、施行日、対象範囲、実務対応の判断 |
制度内容をこの記事で解説するのではありません。
お知らせ文を作るときのAIの使い方を整理します。
既存記事との違い
士業向けの記事では、これまでに顧客情報を入れない基本、面談メモ整理、顧客メール返信、専門用語の言い換え、FAQ整理などを扱っています。
| 記事 | 扱うこと |
|---|---|
| 顧客情報をAIに入れないための基本ルール | 実名、会社名、具体案件などをそのままAIに入れないための基本 |
| 顧客メール返信下書きの記事 | 個別メールを置き換えて返信文のたたき台を作る |
| 専門用語を顧客向けに言い換える記事 | 難しい表現を顧客に伝わる言葉へ整える |
| FAQ整理の記事 | よくある質問を洗い出し、回答文の下書きを作る |
| 事務所ブログの記事ネタづくりの記事 | ブログのネタ、見出し、構成案を作る |
この記事で扱うのは、複数の顧客へ送る「お知らせ文」です。
個別案件の返信ではなく、事務所として同じ内容を案内する文面を、人が確認しやすい形に整える使い方です。
最初に「確認済みメモ」を作る
お知らせ文をAIに頼む前に、まず人間側で短い確認済みメモを作ります。
これ、少し面倒です。
ただ、ここを飛ばすとAIがそれらしい制度説明や期限を書いてしまうことがあります。
整って見える文章ほど、そのまま使いたくなるので危険です。
確認済みメモには、次のように「確認済み」と「未確認」を分けて書きます。
【確認済み】
- 今回のお知らせの目的: [例: 顧問先へ、早めに確認してほしい事項を案内する]
- 送付対象: [事務所で確認]
- 参考にする公式情報: [公式情報で確認]
- 事務所として案内してよい範囲: [事務所で確認]
【未確認のため断定しない】
- 具体的な期限: [公式情報で確認]
- 対象者の詳細: [公式情報で確認]
- 必要書類や提出方法: [公式情報で確認]
- 個別事情への当てはめ: [事務所で確認]このメモがあると、AIに「未確認のところは書かないで」と伝えやすくなります。
ここだけ人が先に見る前提にすると、だいぶ使いやすくなります。
職種別に、お知らせ文へしやすい場面
同じお知らせ文でも、職種ごとに注意する場所が違います。AIには文章の形を作らせ、専門判断に近いところは人が見ます。
| 職種 | お知らせ文の例 | AIに作らせてよい範囲 | 人が確認すること |
|---|---|---|---|
| 社労士 | 年末調整、労務関連の制度変更、顧問先への確認依頼 | 顧問先向けの読みやすい案内文、確認事項の並び | 労務判断、対象者、期限、実務対応の断定に見えないか |
| 税理士 | 確定申告、資料準備、税制改正に関する一般案内 | 相談前に整理してほしい情報の案内、件名案 | 税務判断、申告可否、必要資料、期限の断定に見えないか |
| 司法書士 | 登記関連の一般案内、会社手続きに関する確認依頼 | 顧客へ確認を促す文章、相談導線の整理 | 登記可否、必要書類、権利関係、期限の断定に見えないか |
| 行政書士 | 許認可関連の一般案内、更新・変更時の確認依頼 | 早めの確認を促す案内文、問い合わせ前の整理事項 | 許認可可否、要件充足、提出期限、必要書類の断定に見えないか |
ここで大事なのは、AIに職種の専門性を代わってもらうことではありません。
人が見て直せる下書きまでを、AIに手伝ってもらうことです。
AIへのお願い文の例
下の枠内をコピーして、[ ] の中だけ事務所で確認済みの一般情報へ置き換えて使います。
実在の顧客名、会社名、個別事情、秘密情報は入れません。
期限、対象者、必要書類が未確認なら、未確認のまま残すように指示します。
あなたは、士業事務所の顧客向けお知らせ文を整える補助役です。
以下の確認済みメモをもとに、お知らせ文の下書きを作ってください。
制度内容、期限、対象者、必要書類をあなたが判断して補わないでください。
未確認の箇所は、必ず [公式情報で確認] または [事務所で確認] と残してください。
【事務所の種類】
[社労士事務所 / 税理士事務所 / 司法書士事務所 / 行政書士事務所]
【お知らせの種類】
[年末調整 / 確定申告 / 法改正案内 / 更新確認 / 資料準備のお願い]
【送付先】
[顧問先 / 個人顧客 / 会社担当者 / 相談予定者]
【お知らせの目的】
[例: 早めに確認してほしい事項を、分かりやすく案内する]
【確認済みの内容】
- 案内してよい範囲: [事務所で確認済みの範囲]
- 参考にする公式情報: [公式情報で確認]
- 事務所への問い合わせ方法: [事務所で確認]
【未確認のため、断定せず印を残す内容】
- 具体的な期限: [公式情報で確認]
- 対象者: [公式情報で確認]
- 必要書類: [公式情報で確認]
- 個別事情への当てはめ: [事務所で確認]
【作ってほしいもの】
1. 件名案を3つ
2. 顧客向けお知らせ文の下書き
3. 箇条書きの確認事項
4. 送付前に人が確認するチェックリスト
【重要な条件】
- 法律判断、税務判断、労務判断、登記判断、許認可判断はしない
- 制度内容、期限、対象者、必要書類を未確認で断定しない
- 不安を煽る表現にしない
- 顧客に責任を押しつけるような強い表現にしない
- 事務的すぎず、落ち着いた案内文にする
- 最終確認は人が行う前提にする「年末調整のお知らせを書いて」とだけ頼むと、AIが勝手に整えすぎることがあります。
なんじゃそれ、と思うかもしれませんが、実務ではこういう地味なところで詰まります。
未確認箇所を残す指示を入れたほうが、確認しやすい下書きになります。
AI出力例
たとえば、税理士事務所が確定申告前の一般案内を作る場合、AIからは次のような下書きが返ってくるイメージです。
件名案:
1. 確定申告に向けた事前確認のお願い
2. 確定申告前にご確認いただきたい事項について
3. ご相談前に整理しておくと話しやすい内容のご案内
お知らせ文の下書き:
〇〇様
いつもお世話になっております。
[事務所名]です。
確定申告に関するご相談や確認を円滑に進めるため、
事前に整理しておくと話しやすい内容をご案内いたします。
具体的な申告期限、対象となる方、必要書類については、
最新の公式情報および個別の状況により確認が必要です。
本メールでは、まずご相談前に整理しておくとよい項目をお知らせします。
ご確認いただきたいこと:
- ご相談したい内容の概要: [事務所で確認]
- 対象となる期間: [公式情報で確認]
- 手元にある資料の種類: [事務所で確認]
- 追加で確認が必要な事項: [事務所で確認]
申告可否、必要書類、期限、税務上の判断については、
個別の状況を確認したうえでご案内します。
ご不明な点がありましたら、[問い合わせ方法: 事務所で確認] よりご連絡ください。
送付前に人が確認すること:
- 期限、対象者、必要書類を未確認で断定していないか
- 税務判断や申告可否の判断に見えないか
- 事務所の実際の相談導線と合っているか
- [公式情報で確認] の箇所を確認済みにしてよいかこの出力例のポイントは、空欄や確認印が残っていることです。
完成文としてきれいすぎるより、確認すべき場所が目立つ下書きのほうが実務では扱いやすいです。
職種別に変えるなら、次のように言い換えます。
| 職種 | ミニ例 | 残す確認印 |
|---|---|---|
| 社労士 | 年末調整や労務関連のお知らせで、顧問先に早めの確認を促す | [公式情報で確認] [事務所で確認] [顧問先ごとに確認] |
| 司法書士 | 会社手続きや登記関連の一般案内で、変更事項の確認を依頼する | [事務所で確認] [個別事情を確認] [必要書類は断定しない] |
| 行政書士 | 許認可の更新や変更に関する案内で、早めの相談導線を作る | [公式情報で確認] [要件判断はしない] [提出期限は確認] |
| 税理士 | 確定申告や資料準備のお知らせで、相談前に整理してほしいことを伝える | [公式情報で確認] [税務判断はしない] [必要資料は確認] |
社労士向けの文面を税理士向けにそのまま流用する、という使い方はしません。
AIには文章の型を作ってもらい、職種ごとの言いすぎを人が削ります。
送付前チェックリスト
AIが作ったお知らせ文は、読みやすく見えても、そのまま送らないほうがよいです。
特に、年末調整、確定申告、法改正案内は、日付や対象者が変わる可能性があります。
送付前には、次のチェックを通します。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 公式情報を確認したか | 制度名、期限、対象者、必要書類を確認済みのように書いていないか |
| 事務所内ルールと合うか | 送付対象、問い合わせ先、受付方法、担当者の確認フローと矛盾しないか |
| 専門判断に見えないか | 法律、税務、労務、登記、許認可の判断を本文で確定していないか |
| 個別事情を決めつけていないか | 「該当します」「必要です」「可能です」と言い切りすぎていないか |
| 顧客情報を入れていないか | 実名、会社名、具体案件、秘密情報をAIに入れていないか |
| 表現が強すぎないか | 不安を煽る、責任を押しつける、命令調になっていないか |
| 確認印が残っていないか | [公式情報で確認] [事務所で確認] を送付前に処理したか |
全部を完璧に自動化しようとすると、かえって怖くなります。
まずは「確認印つきの下書きを作る」と決める。
このくらいの使い方の方が、僕は安心です。
法改正案内は「説明」より「確認依頼」に寄せる
法改正案内は、AIに書かせるとそれらしい説明文になりがちです。
ただ、読者に必要なのは、制度解説の全文よりも「自分の事務所や会社で何を確認すればよいか」が分かることかもしれません。
だから、AIへの頼み方も少し変えます。
法改正の内容を断定的に説明する文章ではなく、
顧客に「公式情報と事務所からの案内を確認してほしい」と伝える
お知らせ文の下書きにしてください。
改正内容、施行日、対象範囲、必要な対応は
[公式情報で確認] として残してください。こう頼むと、AIが制度解説を盛りすぎるのを抑えやすくなります。
説明をゼロにする必要はありません。
ただ、未確認のまま詳しく書きすぎないことが大事です。
よくある失敗
お知らせ文でAIを使うときに起きやすい失敗は、だいたい次の3つです。
1つ目は、AIが出した期限や必要書類をそのまま残すこと。
これは避けます。期限や必要書類は、公式情報や事務所内の確認を通してから本文に入れます。
2つ目は、専門判断に見える言い切りです。
「対象です」「必要です」「提出してください」のような表現は、文脈によって強く見えます。
一般案内としてよいのか、個別確認へ回すべきかを人が見ます。
3つ目は、注意事項だけが重くなることです。
「間違えると大変です」「必ず確認してください」ばかりになると、顧客に圧がかかります。
代わりに、「確認が必要な箇所は事務所で確認します」「不明点はこの窓口へ」と逃げ道を置きます。
今日できる小さな一歩
今日試すなら、実際の顧客へ送る文面ではなく、架空のお知らせで1回だけ練習します。
まずは送らない下書きで試すくらいで十分です。
おすすめは、次のような条件です。
【事務所の種類】
税理士事務所
【お知らせの種類】
確定申告前の一般案内
【送付先】
個人顧客
【お知らせの目的】
相談前に整理しておくと話しやすい内容を案内する
【未確認のため、断定しない内容】
期限、対象者、必要書類、申告可否返ってきたら、本文を送るのではなく、まず次の3つだけ見ます。
[公式情報で確認]が残っているか- 専門判断や期限の断定がないか
- 顧客が次に何をすればよいかが分かるか
この練習だけでも、AIがどこまで文章を整えてくれるか、どこから先は人が見ないと怖いかが分かります。
よくある質問
公式情報を確認せずにAIでお知らせ文を作ってよいですか？
下書きの練習だけなら、未確認箇所を [公式情報で確認] と残して試すことはできます。ただし、実際に顧客へ送る文面では、制度内容、期限、対象者、必要書類などを公式情報や事務所内ルールで確認してから使います。
AIが期限や必要書類を書いてきたらどうしますか？
そのまま使わず、いったん [公式情報で確認] に戻します。AIがもっともらしく書いた内容ほど、確認済みのように見えます。お知らせ文では、見た目の整い方より確認できる状態を優先します。
法改正の説明文もAIに任せられますか？
この記事では、法改正の説明そのものをAIに任せる使い方は前提にしていません。AIには、確認依頼、案内文の構成、読みやすい表現の下書きまでを頼みます。改正内容、施行日、対象範囲、実務対応の判断は、公式情報や専門家確認が必要です。
まずはここだけで十分です
士業事務所のお知らせ文は、AIと相性がよい部分と、任せると危ない部分がはっきり分かれます。
AIに頼むのは、構成、件名案、読みやすい表現、確認しやすい下書きまで。
制度内容、期限、対象者、必要書類、専門判断は、公式情報と事務所内の確認を通してから本文に入れます。
まずは架空のお知らせで、確認印つきの下書きを1本作る。
きれいな完成文を目指すより、「ここを確認すれば送付準備に進める」と分かる下書きにするほうが、士業事務所では使いやすいはずです。