初回相談が終わったあとに、「あれ、先に聞いておけばよかった」と気づくことがあります。
これ、地味に悔しいです。
でも、聞く項目を増やしすぎると、今度は相手がしんどい。
だから僕なら、AIに相談内容の結論は出させません。頼むのは、初回相談前のヒアリング項目案を、聞き忘れを減らすチェックリストにするところまでです。
検索して来た人へ: 先に答えます
初回相談前チェックリストで大事なのは、質問を増やすことではありません。
相手が答えやすい量に絞りながら、相談当日に「先に聞いておけばよかった」を減らすことです。
AIには、必須で聞くこと、当日聞けばよいこと、聞きすぎると重いことを分けてもらいます。
今日試すなら、このお願い文で十分です。
初回相談前に送るヒアリング項目を整理したいです。
相手が5分程度で答えられる量にしてください。
必須で聞くこと、任意で聞くこと、初回相談当日に回すことに分けてください。
個別判断、必要書類の確定、法律・税務・労務・登記・許認可の判断は書かないでください。チェックリストは、詳しい事情を全部集める道具ではなく、初回相談を始めやすくするための入口です。
まず結論: AIには判断ではなく整理を頼む
AIに頼みやすいのは、相談内容の判断ではなく、聞く項目の整理です。
やることはこのくらいです。
- 相談前に聞きたい項目を出す
- 必須、任意、当日確認に分ける
- 顧客に送る前に、人が確認するポイントを出す
質問項目を増やすことが目的ではありません。
初回相談前は、顧客が5分程度で答えられる量を目安にします。詳しい確認は、初回相談中や相談後に回せばよいです。
左側のように質問を増やすだけではなく、右側のように「今聞くこと」と「後で聞くこと」を分けます。
反対に、AIに任せないことは先に決めます。
- 相談内容の結論判断
- 受任可否の判断
- 法律判断、税務判断、労務判断、登記判断、許認可判断
- 必要書類の確定
- 制度要件、期限、可否の断定
たとえば、AIに「この相談で必要なものを確定して」と頼むのは避けます。
代わりに、「初回相談前に聞いておくとよさそうな項目案を、人が確認しやすい形にしてください」と頼みます。
顧客情報をAIに入れる前の基本は、士業事務所でChatGPTを使う前に確認したい基本ルールで整理しています。この記事では、その前段階にある「初回相談前に何を聞くか」を扱います。
職種別に、どんな場面で使えるか
士業とひとくくりにしても、初回相談で確認したいことは違います。ここでは、判断ではなく、事前に聞く項目の方向性だけを整理します。
| 職種 | 初回相談前に確認したいことの例 | AIに作らせてよい範囲 | 人が必ず確認すること |
|---|---|---|---|
| 社労士 | 労務相談の背景、従業員規模、相談したい時期、社内で分かっている範囲 | 相談前に聞く項目案、時期感を確認する質問案、聞きすぎない項目の整理 | 労務判断、制度解釈、手続き可否、必要資料の扱い |
| 司法書士 | 相続・登記相談の概要、関係者の大まかな整理、相談者が困っている点、急ぎ具合 | 関係者を大まかに整理する質問案、手元資料の種類を聞く文例、初回で深掘りしすぎない項目の整理 | 登記可否、相続や会社手続きの判断、必要書類の確定 |
| 行政書士 | 許認可相談の目的、業種、希望時期、現在の準備状況、確認済みの窓口情報 | 相談の目的と準備状況を聞く項目案、希望時期を確認する聞き方、追加確認が必要そうな論点の整理 | 許認可可否、要件充足判断、申請可否、期限の断定 |
| 税理士 | 確定申告・顧問相談の概要、事業形態、対象期間、手元資料の種類、相談したい範囲 | 相談目的を分ける項目案、資料の種類を確認する文例、初回で細かく聞きすぎない項目の整理 | 税務判断、申告可否、節税判断、控除や経費判断、必要資料の確定 |
AIに作らせるのは、あくまで「聞き忘れを減らすための候補」です。最終的な項目は、事務所の方針や資格者の確認で整えます。
AIへのお願い文の例
下の文は、初回相談前のヒアリング項目案を作るためのテンプレートです。[ ] の中だけ、架空例や一般化した内容に置き換えてください。
実在の氏名、会社名、住所、電話番号、メールアドレス、具体的な相談内容は入れません。
あなたは、士業事務所の初回相談準備を補助するAIです。
次の条件で、初回相談前に確認しておくとよさそうなヒアリング項目案を作ってください。
これは顧客に送る完成版ではなく、事務所内で人が確認するためのたたき台です。
前提:
- 法律判断、税務判断、労務判断、登記判断、許認可判断はしない
- 相談内容の結論や受任可否は判断しない
- 必要書類、制度要件、期限、可否は確定しない
- 顧客情報、個人情報、秘密情報は入れていない
- 最終的な項目は担当者または資格者が確認する
- 質問は多くしすぎず、顧客が5分程度で答えられる量を目安にする
- 必須項目、任意項目、当日確認でもよい項目に分ける
- 専門用語を減らし、顧客が面倒に感じにくい聞き方にする
- 回答しにくい質問や詳しい確認は、初回相談中または相談後に回す
[相談分野]
[例: 社労士への入退社手続きまわりの初回相談]
[対象者]
[例: 小規模事業者の担当者]
[事前に確認したいこと]
[例: 相談目的、時期、現在分かっている範囲、手元にある資料の種類]
[聞きすぎたくないこと]
[例: 初回の段階では、詳細な個人情報や具体的な金額までは聞きすぎたくない]
出力形式:
1. 初回相談前に必ず聞くこと
2. 任意で聞くこと
3. 当日確認でもよいこと
4. 質問文をやわらかくした文例
5. 担当者が削る・並べ替えるポイントポイントは、AIに「必要項目を決めて」と頼まないことです。
必要かどうかは人が確認します。
AIには、抜け漏れに気づくための候補を出してもらいます。
AIに出してもらった項目は、まずこの3つに分けて見ます。初回前に全部聞かず、必須、任意、当日確認へ振り分けるだけでも十分です。
AI出力例
社労士事務所向けの架空例を入れると、たとえば次のような出力が返ってくるイメージです。
1. 初回相談前に必ず聞くこと
- 今回相談したいことは、入社、退社、手続きの流れ、書類整理のどれに近いか
- いつ頃から対応したいか
- 初回相談で特に知りたいことは何か
2. 任意で聞くこと
- 対象者は1名か、複数名か
- 現時点で分かっている日付や時期はあるか
- 手元にある資料の種類は何か
- すでに社内で確認したことはあるか
3. 当日確認でもよいこと
- 急ぎの事情がある場合、その理由の詳しい確認
- 詳細な個人情報や社内事情
- 具体的な資料内容や金額
- 個別判断に関わりそうな背景事情
4. 質問文をやわらかくした文例
- 今回のご相談は、入社・退社・手続きの流れ・資料整理のうち、どれに近い内容でしょうか。
- 現時点で分かっている範囲で構いませんので、時期や対象人数を大まかに教えてください。
- すでにお手元にある資料があれば、種類だけ教えてください。初回の段階では、具体的な個人情報までは不要です。
- 初回相談で一番確認したいことがあれば、短く教えてください。
- 分からない項目は空欄のままで構いません。当日お話をうかがいながら確認します。
5. 担当者が削る・並べ替えるポイント
- 対象者の氏名、住所、連絡先などの詳しい個人情報
- 詳細な給与額や社内事情
- 個別の可否判断を前提にした質問
- 事務所側で確認していない必要書類の断定
- 顧客が不安になりやすい強い表現の質問
- 「必要です」「必ず用意してください」などの断定表現
- 「この手続きで進められます」などの可否判断に見える表現
- 初回前に聞く項目が多すぎる場合は、必須項目を3〜5個程度に絞る
- 詳しい確認は、当日確認でもよいことへ移すこの出力例は、そのまま相談票にする完成版ではありません。
良いところは、「必ず聞くこと」「任意で聞くこと」「当日確認でもよいこと」に分かれていることです。
実務で使うときは、担当者が不要な項目を削り、足りない項目を足し、事務所の言い方に直します。AIは放っておくと、けっこう多めに出してきます。
ほかの職種に置き換えるなら
同じお願い文でも、[相談分野] を変えると出力の方向が変わります。社労士向けの例を、そのまま別の職種へ流用しない方がよいです。
| 職種 | [相談分野] の例 | 出してほしい項目案 |
|---|---|---|
| 司法書士 | 相続に関する初回相談の準備 | 関係者の大まかな関係、手元にある資料の種類、相談したいこと、急ぎ具合 |
| 行政書士 | 許認可に関する初回相談の準備 | 相談したい申請分野、現在の準備状況、希望時期、確認済みの窓口情報 |
| 税理士 | 個人事業主の初回相談の準備 | 相談目的、対象期間、資料の有無、困っていること、今後確認したいこと |
ただし、ここでもAIには可否や必要書類を決めさせません。
AIには質問の候補と聞き方のたたき台までを出してもらい、判断に見えるところは人が削ります。
人が確認するポイント
AIが出したチェックリスト案を見たら、少なくとも次を確認します。
| 確認すること | 見る理由 |
|---|---|
| 質問数が多すぎないか | 顧客が5分程度で答えられない量だと、後回しにされやすいため |
| 事前入力と当日会話を分けられているか | 今すぐ必要なことと、当日聞けばよいことを分けるため |
| 個人情報を入れすぎていないか | AIへの入力にも、顧客への案内にも、不要な情報を含めないため |
| 職種・相談分野に合っているか | 社労士、司法書士、行政書士、税理士で確認項目が変わるため |
| 表現が強すぎないか | 「必ず」「必要です」などが、判断済みや確定事項に見えることがあるため |
| 専門家が確認する流れになっているか | AIの項目案をそのまま相談票や顧客案内にしないため |
僕はこの手のチェックリストでは、「項目が多いほど安心」とは考えない方がよいと思っています。
最初から聞きすぎると、顧客も構えてしまいます。
初回相談前は、相談の方向性をつかむための項目に絞る。
細かい確認は面談や担当者確認に回す方が使いやすい場合があります。
出力が多すぎるときは、こう頼み直します。
質問数を5つまでに減らしてください。
事前に聞くこと、面談中に聞くこと、専門家が確認することに分けてください。
制度要件、必要書類、可否判断は断定しないでください。使うと何が楽になるか
| 使用前 | 使用後 |
|---|---|
| 担当者ごとに初回前の確認項目が違う | まず共通のたたき台から確認できる |
| 相談後に「先に聞いておけばよかった」が出る | 聞き忘れやすい項目を先に見直せる |
| 相談票を作ろうとして、項目が多くなりすぎる | 「聞く項目」と「聞きすぎない項目」を分けられる |
| 顧客に送る文面が硬くなる | AIにやわらかい聞き方の案を出させ、人が直せる |
AIでヒアリングを自動化するのではありません。
初回相談前に、人が確認しやすいチェックリスト案を作るだけです。
注意点
この使い方で特に避けたいのは、AIの出力をそのまま相談票や顧客案内にすることです。
- 顧客情報、個人情報、秘密情報をそのままAIに入れる
- 実際の相談内容を丸ごと貼り付ける
- AIが出した項目を、事務所の正式な必要項目として扱う
- 制度要件、必要書類、期限、可否判断をAIに決めさせる
- AIが作った質問文を、確認なしで顧客に送る
代わりに、こう使います。
- 架空例や一般化した相談分野で試す
- AIには「項目案」「聞き方の案」「人が確認するポイント」を出させる
- 顧客に聞く前に、担当者が項目数、表現、専門判断リスクを確認する
- 実務に入れる前に、事務所内で入力してよい情報の範囲を決める
AIの出力は、相談前の準備を楽にする材料です。相談そのものを代わりに判断するものではありません。
今日できる小さな一歩
今日試すなら、実案件ではなく、架空の相談分野を1つだけ選びます。
まずは送らないチェックリストで試すくらいで十分です。
たとえば、次のように入力します。
[相談分野]
税理士への個人事業主の初回相談
[対象者]
これから相談したい個人事業主
[事前に確認したいこと]
相談目的、対象期間、手元にある資料の種類、困っていること
[聞きすぎたくないこと]
初回前なので、詳細な金額や取引先名までは聞きすぎたくないこれをAIへのお願い文に入れて、チェックリスト案を出してもらいます。
返ってきたら、次の3つだけ見ます。
- 初回前に聞く項目として多すぎず、5分程度で答えられそうか
- 個人情報や秘密情報を求めすぎていないか
- 専門判断や必要書類の確定に見える表現がないか
良さそうなら、自分の事務所でよくある相談分野を1つ選び、事務所内の練習用チェックリストとして直してみます。
まずはここだけで十分です
初回相談前のヒアリング項目は、担当者ごとの経験に頼ると、どうしても揺れが出ます。
AIを使うなら、そこを完全に自動化するのではなく、聞き忘れを減らすためのチェックリスト案として使うのが現実的です。
AIには、相談分野、対象者、事前に確認したいこと、聞きすぎたくないことを渡し、項目案、聞き方、人が確認するポイントを出してもらう。
出力はそのまま使わず、担当者が削る、足す、言い換える。
まずは架空例で1つだけ試す。
そのくらい小さな始め方なら、AIに慣れていない士業事務所でも試しやすいはずです。